Cuando hablamos de qué es la producción de eventos, es habitual pensar primero en el espacio, el catering, la decoración, el escenario, los audiovisuales o los invitados.

Y sí. Todo eso importa, pero hay algo que suele quedar bastante más escondido y que, sin embargo, puede hacer que todo lo anterior funcione como un reloj… o se convierta en una sucesión de pequeños desastres perfectamente coordinados.

Hablamos de la producción de eventos.

Después de más de 20 años trabajando en organización y producción de eventos corporativos, tengo bastante claro que una buena producción no es la que más se ve. De hecho, muchas veces ocurre justo lo contrario.

La mejor producción es aquella que consigue que todo parezca fácil.

• Que el ponente esté en el escenario exactamente cuando tiene que estar.
• Que el vídeo entre en el momento preciso.
• Que el catering salga sin colas.
• Que los invitados sepan dónde tienen que ir sin tener que preguntarlo.
• Que el montaje termine a tiempo.
• Que el proveedor de audiovisuales, el catering, el espacio y el equipo de organización trabajen como si llevaran meses haciéndolo juntos.

Cuando eso ocurre, nadie suele decir: “Qué buena producción”. Simplemente dicen:

“Qué bien ha salido el evento”.

Y eso es precisamente lo que buscamos.

¿Qué es la producción de eventos?

La producción de eventos es el conjunto de procesos, recursos, personas, medios técnicos y decisiones necesarios para convertir el diseño y la planificación de un evento en una realidad.

Dicho de una manera menos académica:

La producción es hacer que lo que hemos imaginado pueda ocurrir de verdad.

Porque una cosa es diseñar un evento espectacular sobre un papel y otra muy diferente conseguir que 800 personas entren, circulen, escuchen, vean, coman, participen y salgan del evento con una buena experiencia.

La producción está detrás de todo eso, e incluye aspectos tan diferentes como:

• La planificación técnica.
• La coordinación de proveedores.
• El montaje y desmontaje.
• La gestión de tiempos.
• Los equipos audiovisuales.
• La iluminación y el sonido.
• La escenografía.
• La señalética.
• La logística.
• Los movimientos de personas y materiales.
• La coordinación del personal.
• Los ensayos.
• La gestión de incidencias.
• La seguridad.
• La supervisión durante el evento.

Y aquí aparece una cuestión importante: producir un evento no significa simplemente montar cosas.

La producción empieza mucho antes de que llegue el primer camión al espacio.

Producción y organización de eventos no son exactamente lo mismo

Los conceptos se utilizan muchas veces como si fueran sinónimos, pero no lo son.

La organización de eventos tiene una visión más global. Define qué evento queremos hacer, para quién, con qué objetivos, qué presupuesto tenemos, qué proveedores necesitamos, dónde lo vamos a celebrar y cómo vamos a estructurarlo.

Mientras que la producción lleva ese planteamiento a la realidad.

Podríamos resumirlo así:

”

La organización decide qué queremos conseguir. La producción consigue que pueda suceder.

Por supuesto, en una agencia de eventos ambas áreas están íntimamente relacionadas. Y, en mi opinión, cuanto más complejos son los eventos, menos sentido tiene separarlas completamente.

Una decisión aparentemente creativa puede tener una enorme repercusión en producción. Por ejemplo:

• Podemos enamorarnos de una escenografía espectacular, pero si necesita cinco horas más de montaje de las que tenemos disponibles, tenemos un problema.
• Diseñar una cena para 1.500 personas, pero si el espacio no permite sacar los platos con fluidez, la experiencia se resentirá.
• O crear una presentación audiovisual maravillosa, pero si el contenido no está preparado para el sistema técnico disponible, tendremos una presentación maravillosa que no funciona.

Por eso la producción debe estar presente desde el principio. No cuando ya está todo decidido.

¿Por qué la producción determina el éxito de un evento?

Porque un evento puede tener una estrategia brillante, una creatividad extraordinaria y un presupuesto considerable y, aun así, fracasar.

¿Por qué? Porque el evento no ocurre en un PowerPoint. Ocurre en el mundo real. Con personas reales, tiempos reales, espacios reales, proveedores reales y una cantidad bastante saludable de imprevistos.

Y ahí es donde entra la producción.

1. Porque convierte una idea en una experiencia real

Un briefing puede decir: “Queremos sorprender a nuestros invitados”.

Perfecto. Pero la producción necesita responder a preguntas bastante menos poéticas:

• ¿Con qué?
• ¿Dónde?
• ¿A qué hora?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cuánto tarda?
• ¿Qué necesitamos?
• ¿Qué ocurre si llueve?
• ¿Dónde se conecta?
• ¿Quién lo activa?
• ¿Dónde están los invitados mientras sucede?
• ¿Y qué hacemos después?

La producción convierte conceptos abstractos en acciones concretas.

“Queremos sorprender” se convierte en un momento perfectamente producido.

Y esa transformación es una de las partes más interesantes de nuestro trabajo.

2. Porque controla el tiempo

En un evento, el tiempo no es una variable más.

El tiempo manda.

Si un evento empieza a las 19:00, empieza a las 19:00.

No a las 19:17 porque el montaje se ha complicado.

Ni a las 19:32 porque el ponente está llegando.

Tampoco a las 20:05 porque todavía estamos intentando resolver el problema del vídeo.

Y cuando un evento tiene cientos o miles de personas, cada minuto tiene consecuencias. Un retraso de cinco minutos en una intervención puede afectar al catering. mEl retraso del catering puede afectar al siguiente bloque. Ese bloque puede retrasar el cierre. Y de repente tenemos a 800 personas saliendo del recinto mucho más tarde de lo previsto.

Por eso la producción trabaja con timings extremadamente precisos, secuencias, escaletas y planes de contingencia.

Porque en eventos, cinco minutos pueden ser muchísimo tiempo.

3. Porque coordina a todos los actores

Un evento corporativo puede implicar a decenas de proveedores.

• Catering
• Audiovisuales
• Iluminación
• Sonido
• Escenografía
• Decoración
• Fotografía
• Vídeo
• Azafatas
• Seguridad
• Transporte
• Entretenimiento
• Espacio
• Mobiliario
• Técnicos
• Ponentes
• Y un largo etcétera

El problema no suele ser que cada proveedor no sepa hacer su trabajo. El problema aparece cuando todos tienen que hacerlo al mismo tiempo y en coordinación con los demás.

Ahí está una de las funciones esenciales de la producción. No basta con tener buenos proveedores. Hay que conseguir que trabajen juntos. Y eso requiere planificación, comunicación y una persona o equipo que tenga una visión global de lo que está ocurriendo.

4. Porque evita que el invitado vea lo que no tiene que ver

Esta es una de las cosas que más me gustan de la producción.

El asistente debería disfrutar del evento. No debería estar pensando:

• “¿Dónde están los camareros?”
• “¿Por qué están entrando cajas?”
• “¿Quién está buscando ese cable?”
• “¿Por qué hay un técnico cruzando por delante del escenario?”
• “¿Dónde tengo que sentarme?”
• “¿Por qué llevamos 25 minutos esperando?”

Por eso, el trabajo de producción consiste, entre otras cosas, en hacer invisible toda esa complejidad.

El invitado ve el resultado. Nosotros vemos todo lo que ha hecho falta para conseguirlo. Y mejor que sea así.

5. Porque protege la experiencia del asistente

La producción tiene una relación directa con la experiencia de las personas que participan en el evento.

La experiencia empieza antes incluso de entrar en la sala.

• ¿Cómo llegan?
• ¿Saben dónde aparcar?
• ¿Encuentran fácilmente el acceso?
• ¿Hay alguien para recibirles?
• ¿La acreditación es ágil?
• ¿Saben dónde tienen que ir?
• ¿Hay suficientes puntos de información?
• ¿La sala está bien climatizada?
• ¿Se escucha bien?
• ¿Se ve bien desde las últimas filas?
• ¿Hay tiempos muertos?
• ¿Las pausas están bien dimensionadas?

Todo esto forma parte de la experiencia. Y muchas de estas cuestiones tienen una respuesta eminentemente productiva.

Por eso una buena producción no solo hace que el evento funcione: hace que las personas se sientan bien dentro de él.

6. Porque gestiona los imprevistos

Y aquí llegamos a una de las grandes verdades de la organización de eventos: los imprevistos existen. Siempre.

Puedes tener la mejor planificación del mundo y sin embargo puede que:

• El ponente pierda el vuelo.
• Llueva cuando no debía llover.
• Falle un equipo técnico.
• Un proveedor llegue tarde.
• Aparezca un problema con la electricidad.
• Se estropee una pantalla.
• Cambie el número de asistentes.
• El CEO quiera modificar su presentación diez minutos antes.
• El autobús se retrase.
• Alguien se olvide de llevar algo que era absolutamente imprescindible.

No se trata de conseguir que nunca ocurra nada, eso es imposible, sino que se trata de estar preparados para que, cuando ocurra, el evento pueda continuar.

La diferencia entre una producción mediocre y una excelente suele aparecer precisamente ahí.

Cuando todo sale bien, muchas producciones parecen iguales. Pero cuando algo sale mal, se ve quién sabía realmente lo que estaba haciendo.

La producción de eventos empieza mucho antes del montaje

Uno de los errores más habituales es pensar que producir un evento consiste principalmente en estar en el espacio durante el montaje.

El montaje es importante, sí, pero cuando llegamos al montaje, gran parte del trabajo ya debería estar hecho.

Por consiguiente, antes hemos tenido que definir, entre otras muchas cosas:

Y después hay que conseguir que todas esas piezas encajen.

El timing: la columna vertebral de la producción de eventos

Si tuviera que elegir una herramienta imprescindible para producir un evento, probablemente elegiría la escaleta.

Puesto que una escaleta bien construida es muchísimo más que una lista de horarios, es prácticamente el guion operativo del evento.

Puede especificar:

Y así hasta el final.

Pero una buena escaleta también contempla lo que ocurre antes y después de cada momento.

Así que, si a las 20:05 tiene que empezar un vídeo, alguien tiene que haber comprobado que el vídeo está cargado, que el sonido funciona, que la pantalla está preparada y que la persona que debe dar la orden sabe exactamente cuándo hacerlo.

Eso es producción.

El ensayo: ese gran olvidado

Hay una frase que cualquier profesional de eventos debería tener bastante presente:

Lo que no se ensaya, se improvisa.

Y por eso, en un evento complejo, improvisar no suele ser una estrategia especialmente recomendable.

Los ensayos permiten comprobar:

• Entradas y salidas.
• Intervenciones.
• Vídeos.
• Microfonía.
• Presentaciones.
• Iluminación.
• Cambios de escenario.
• Música.
• Transiciones.
• Tiempos.
• Movimientos de personas.

Y, sobre todo, permiten detectar problemas cuando todavía estamos a tiempo de solucionarlos.

Porque descubrir durante el evento que el ponente no sabe por dónde tiene que entrar es bastante menos divertido que descubrirlo durante el ensayo.

Producción técnica: cuando la tecnología tiene que trabajar para el evento

La tecnología ocupa cada vez más espacio en los eventos corporativos.

• Pantallas LED.
• Realización.
• Proyección.
• Streaming.
• Apps.
• Interactividad.
• Mapping.
• Iluminación espectacular.
• Sonido inmersivo.
• IA.

Y muchas otras posibilidades. Pero aquí también conviene recordar algo: que una tecnología exista no significa que tengamos que utilizarla.

La tecnología debe estar al servicio del objetivo del evento.

Una pantalla gigantesca no convierte automáticamente un evento en mejor evento. Un mapping espectacular tampoco. Una experiencia inmersiva tampoco.

La pregunta correcta no es: “¿Qué podemos poner?”

Sino: “¿Qué necesitamos conseguir y qué herramienta nos ayuda a conseguirlo mejor?”

Esa diferencia parece pequeña, pero en producción es enorme.

Producción de eventos y presupuesto: gastar más no siempre significa producir mejor

Otra idea que merece la pena desmontar.

Una buena producción no consiste en gastar mucho dinero.

Consiste en utilizar bien los recursos disponibles.

Un presupuesto elevado permite hacer muchas cosas, por supuesto. Pero también se pueden producir eventos muy eficaces con presupuestos más ajustados si se toman buenas decisiones. La clave está en saber dónde merece la pena invertir.

Quizá sea más importante mejorar el sonido que añadir una decoración espectacular.

O contratar personal suficiente para agilizar una recepción que invertir en un photocall gigantesco.

O tal vez sea más importante mejorar la iluminación del escenario que llenar el espacio de elementos decorativos.

Al final, la producción obliga a priorizar. Y esa capacidad de priorización es una de las competencias que más valor aporta una agencia de eventos.

¿Qué hace un buen productor de eventos?

Un buen profesional de producción necesita bastante más que conocimientos técnicos:

• Necesita capacidad de anticipación.
• Organización.
• Criterio.
• Capacidad de negociación.
• Comunicación.
• Resolución de problemas.
• Conocimiento de proveedores.
• Capacidad para trabajar bajo presión.

Y, sobre todo, capacidad para pensar en varias cosas a la vez sin perder de vista el objetivo principal.

Porque en producción es habitual estar resolviendo un problema mientras estás pendiente de otros tres. Y sí, hay momentos en los que parece que tienes ocho brazos, pero no solo no los tienes, sino que conviene que nadie lo note.

La diferencia entre que un evento funcione y que simplemente suceda

Para mí, esta es la cuestión fundamental.

Un evento puede suceder. La gente puede llegar, puede sentarse, escuchar unas presentaciones, comer, marcharse… Y técnicamente no haber ocurrido ningún desastre.

Pero eso no significa necesariamente que el evento haya funcionado.

Un evento funciona cuando todo lo que sucede está alineado con lo que queríamos conseguir.

Si el objetivo era…

Motivar a un equipo, la producción debe contribuir a generar esa emoción.

Presentar una nueva marca, entonces debe ayudar a construir esa percepción.

Generar networking, debe facilitar las relaciones.

Celebrar un hito, en este caso debe crear un contexto adecuado para celebrarlo.

Si era transmitir una estrategia, debe ayudar a que el mensaje llegue.

La producción no es una capa independiente del evento. Es una de las herramientas que hace posible que la estrategia se convierta en experiencia.

Los errores de producción de eventos más habituales

Después de tantos años trabajando en eventos, hay algunos errores que se repiten:

• No involucrar a producción desde el principio: Cuando producción entra demasiado tarde, muchas decisiones ya están tomadas y algunas pueden ser difíciles o caras de ejecutar.
• No conocer bien el espacio: Un espacio bonito no necesariamente es un espacio adecuado para el evento que queremos hacer.
• Subestimar los tiempos de montaje: “Esto lo montamos rápido” es una frase que debería activar todas las alarmas de un productor.
• No hacer un ensayo completo: Especialmente cuando hay muchas intervenciones, audiovisuales o movimientos.
• No tener plan B: Porque el plan A siempre funciona. Hasta que deja de funcionar.
• No dejar margen: Un timing excesivamente ajustado puede funcionar sobre el papel y ser imposible en la realidad.
• No definir claramente quién decide: Durante un evento no hay tiempo para reuniones democráticas de 20 minutos. Hay que saber quién tiene capacidad para tomar decisiones.

Una buena producción empieza haciendo muchas preguntas.

Antes de buscar soluciones, hay que entender el problema. Por eso, cuando hablamos de qué es la producción de eventos, las preguntas son casi tan importantes como las respuestas.

• ¿Qué queremos conseguir?
• ¿Qué necesitan?
• ¿Qué queremos que sientan?
• ¿Cuántas personas tendremos?
• ¿Qué recorrido harán?
• ¿Qué momentos son críticos?
• ¿Qué no puede fallar?
• ¿Qué puede salir mal?
• ¿Quiénes son los asistentes?
• ¿Qué recursos tenemos?
• ¿Qué limitaciones tiene el espacio?
• ¿Qué proveedores necesitamos?
• ¿Qué alternativas tenemos?

Y una que me parece especialmente importante:

¿Qué verá el asistente y qué verá únicamente el equipo de producción?

Porque nuestro trabajo consiste, precisamente, en conseguir que detrás de una experiencia aparentemente sencilla exista una maquinaria perfectamente coordinada.

Producción de eventos: mucho más que estar pendiente de que todo salga bien

Cuando hablamos de qué es la producción de eventos, está claro que no consiste en cruzar los dedos y esperar que nada falle. Consiste en diseñar las condiciones para que el evento pueda funcionar.

Es anticipación, coordinación, precisión, experiencia, capacidad de reacción, y también es una buena dosis de sentido común.

Porque después de muchos años organizando eventos, he llegado a una conclusión:

En eventos, casi nunca gana quien hace más cosas. Gana quien sabe qué cosas hay que hacer.

Y, sobre todo, quién sabe hacerlas en el momento adecuado.

La producción no debería ser invisible para quien organiza el evento

Paradójicamente, para el asistente la producción debería ser casi invisible, pero para el cliente, no. Y aquí fallamos muchos productores de eventos.

El cliente debería saber que detrás de cada minuto del evento hay planificación, coordinación y control. Porque cuando contratas una agencia de eventos, no estás contratando simplemente a alguien que te busque un espacio, un catering y unos audiovisuales.

Estás contratando la capacidad de hacer que todas esas piezas funcionen juntas, y ahí es donde una agencia especializada puede marcar una diferencia enorme.

En Indómita Eventos entendemos la producción como una parte esencial de la estrategia del evento, no como la última fase antes de abrir las puertas, porque un evento puede ser muy bonito, puede ser muy creativo, o tener un presupuesto espectacular, pero si no está bien producido, todo eso puede quedarse en nada.

Y al contrario: una producción bien pensada puede conseguir que una idea ambiciosa se convierta en una experiencia que los asistentes recuerden.

Si estás planteando un evento corporativo y quieres hablar de cómo llevar la idea a la realidad, estaremos encantados de escucharte. Sin venderte fuegos artificiales. Primero entenderemos qué necesitas conseguir, y después veremos cómo hacerlo realidad.

Y, si tiene sentido, nos ponemos manos a la obra.